Termo de abertura do projeto – Ferramentas,Técnicas e Saídas

De posse dos documentos e informações listadas no post anterior sobre o termo de abertura, podemos partir para as ferramentas e técnicas para desenvolver o termo de abertura.

Uma das ferramentas indicadas neste processo é chamada de “Opinião Especializada”, esta ferramenta é citada em 28 dos 47 processos e basicamente se trata do resultado de consultas individuais ou em formato de painel por meio de discursões de grupo, pesquisa de opinião e ou contratação de consultoria externa para ajuda no desenvolvimento do termo, ou seja, faça o que você faz de melhor, terceirize o resto.

A segunda ferramenta indicada pelo PMI para composição do termo de abertura são as Técnicas de facilitação, são as técnicas usadas para tornar as reuniões mais eficientes, deixando claro o objetivo da reunião, mantendo o foco para atender o objetivo, estimulando a participação e garantindo que as decisões tomadas estejam coerentemente documentadas e executadas.

O Básico da estrutura do Termo de Abertura seria:

• Título do projeto;
• Resumo das condições que definem o projeto (introdução);
• Nome do gerente do projeto e suas responsabilidades e autoridades;
• Necessidades básicas do trabalho a ser realizado;
• Descrição do produto do projeto;
• Cronograma Básico do Projeto;
• Estimativas iniciais de custo;
• Necessidades iniciais de recursos;
• Necessidade de suporte pela organização;
• Controle e gerenciamento das informações do projeto;
• Aprovações com assinatura do executivo responsável pelo documento (elemento externo ao projeto)

Modelo de Termo de abertura:

http://www.trt22.jus.br/arquivos_portal/downloads/MGProj-Anexo1-Termo-Abertura-Projeto.doc

Integração – 4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto - Entradas

O termo de abertura do projeto é na minha visão é o documento que autoriza o projeto, é um documento que basicamente vai conter um conjunto de dúvidas, questões e colocações, desejos do patrocinador sobre o projeto e que só vão ser detalhadas/respondidas pela equipe e pelo gerente de projeto na declaração do escopo. No decorrer do projeto muitas fases começam a depender uma da outra e a ordem em que isso ocorre pode não ter uma regra forte, como a mudança de um plano durante a execução por meio dos controles e monitoramento, porem o termo de abertura é único e não costuma se alterado durante as outras fases, é dado como o primeiro passo para o início do projeto.

Neste resumo vou falar um pouco sobre as principais fontes de informação para a confecção do termo de abertura ou seja, a Especificação do trabalho do projeto, Business case, regras e restrições Contratuais, fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais.

A Especificação do trabalho do projeto é a descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo projeto. Para projetos internos, o indicador ou patrocinador do projeto fornece esse documento com base nas necessidades de negócios e requisitos. Para projetos externos a especificação do trabalho do projeto pode ser recebida do cliente como parte de um documento de licitação. Deve constar no documento “Necessidade de negócios” e “Descrição do escopo”. Este documento deve fornecer informação suficiente para o vendedor criar e especificar uma proposta comercial.

Modelo do documento de Especificação do trabalho do projeto: http://escritoriodeprojetos.com.br/SharedFiles/Download.aspx?pageid=18&mid=24&fileid=73

Outra entrada para a construção do termo de abertura é um documento chamado Business case, este documento deve fornecer as informações necessárias do ponto de vista de um negócio, para determinar se o projeto justifica ou não o investimento. Deve conter a necessidade de negócios e a análise de custo benefício para justificar o projeto.

Modelo: http://escritoriodeprojetos.com.br/SharedFiles/Download.aspx?pageid=18&mid=24&fileid=17

Acordos/contratos, se aplica quando o projeto está atrelado a algum acordo contratual existente, são requisitos, termos e condições que devem ser acatadas no projeto.

Fatores Ambientas, estrutura organizacional, capacidade de recursos humanos, e as próprias políticas estabelecidas por um eventual Escritório de Projetos, bases de riscos, concorrentes, regulamentações, padrões de indústria, políticas governamentais, marketing e qual quer outro item que esteja atrelado ao ambiente onde o projeto deve se desenvolver.

Ativos de processos organizacionais, são políticas, procedimentos, modelos, principais projetos, portais de intranet, documentos de projetos anteriores, lições aprendidas e todo e qual quer documento existente na empresa que tenha alguma utilidade no projeto.

O termo de abertura do projeto é apenas a ponta do iceberg no guia do PMI, ao todo são 47 processos, cada um com suas entradas ferramentas e saídas, no próximo post vou dissecar as ferramentas para construção do termo de abertura e comentar um pouco sobre a estrutura do documento. Até breve.

*Os links contidos neste post são de autoria do site http://escritoriodeprojetos.com.br uma boa fonte de estudo sobre o tema!

Gerenciamento de Projetos

Sobre o Gerenciamento de Projetos

Estou as voltas com uma matéria de muito apreço que pude ter contato em meu curso de pós graduação e em alguns anos conduzindo projetos de TI, o Gerenciamento de Projetos.

Durante este ano de 2015 muito provavelmente terei novos desafios envolvendo o tema. Aproveito o momento oportuno para usar este espaço para criar algumas postagens sobre esse assunto tão importante para a maioria das empresas, sejam públicas ou privadas.

Este primeiro post vou tentar resumir de forma bem geral o que entendo como Gerencia de Projetos, como guia uso as referências do livro de boas práticas, o principal livro de referência do PMI o PMBook versão 5.

A necessidade da gerencia de projeto nasce justamente da premissa do controle, da gestão, do acompanhamento, da estruturação de um plano e do que acontece durante sua execução, monitorando sistematicamente cada fase e em fim registrando o seu encerramento.

Ou seja, basicamente 5 grandes grupos de atividades:

1 – Iniciação

Onde o projeto é posto à prova, sobre o ponto de vista de viabilidade, descrevendo em um documento chamado Termo de Abertura os objetivos do projeto, um cronograma inicial e principais fontes motivadoras de sua existência, nesta fase também são identificados todos os envolvidos ou interessados no projeto.

2 – Planejamento

A fase de planejamento é basicamente onde o projeto será idealizado, onde nasce o plano de gerenciamento do escopo, cronograma, EAP etc., é onde se define todas as regras para serem usadas durante a execução do projeto, é definido como será tocado o projeto dos pontos de vista de Escopo, Tempo, Custos, Riscos, Qualidade, Recursos humanos e Comunicações.

3 – Execução

A fase de Execução é como o nome diz, pôr em prática tudo o que foi planejado. As equipes são mobilizadas, a qualidade é apurada, as aquisições são conduzidas, a equipe se desenvolve, a comunicação acontece de forma frequente e o próprio planejamento pode ser ajustado com base no andamento da execução.

4 – Monitoramento e Controle

Esta fase basicamente acompanha a execução e define se uma mudança no planejamento pode acontece e como vai acontecer, controlando o cronograma, o escopo, o trabalho, controla a comunicação, controla os riscos, aquisições e até mesmo o engajamento das partes interessadas.

5- Encerramento

Muitas vezes é onde a grande engrenagem é iniciada, pois como todo projeto se compõe de início, meio e fim, ao final do projeto podemos ter um produto finalizado ou transição para o início das atividades de um serviço de produção. Na fase de encerramento também se documentada as lições aprendidas e a conclusão de serviços contratados nas fases de aquisição.