O termo de abertura do projeto é na minha visão é o documento que autoriza o projeto, é um documento que basicamente vai conter um conjunto de dúvidas, questões e colocações, desejos do patrocinador sobre o projeto e que só vão ser detalhadas/respondidas pela equipe e pelo gerente de projeto na declaração do escopo. No decorrer do projeto muitas fases começam a depender uma da outra e a ordem em que isso ocorre pode não ter uma regra forte, como a mudança de um plano durante a execução por meio dos controles e monitoramento, porem o termo de abertura é único e não costuma se alterado durante as outras fases, é dado como o primeiro passo para o início do projeto.
Neste resumo vou falar um pouco sobre as principais fontes de informação para a confecção do termo de abertura ou seja, a Especificação do trabalho do projeto, Business case, regras e restrições Contratuais, fatores ambientais da empresa e os ativos de processos organizacionais.
A Especificação do trabalho do projeto é a descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo projeto. Para projetos internos, o indicador ou patrocinador do projeto fornece esse documento com base nas necessidades de negócios e requisitos. Para projetos externos a especificação do trabalho do projeto pode ser recebida do cliente como parte de um documento de licitação. Deve constar no documento “Necessidade de negócios” e “Descrição do escopo”. Este documento deve fornecer informação suficiente para o vendedor criar e especificar uma proposta comercial.
Modelo do documento de Especificação do trabalho do projeto: http://escritoriodeprojetos.com.br/SharedFiles/Download.aspx?pageid=18&mid=24&fileid=73
Outra entrada para a construção do termo de abertura é um documento chamado Business case, este documento deve fornecer as informações necessárias do ponto de vista de um negócio, para determinar se o projeto justifica ou não o investimento. Deve conter a necessidade de negócios e a análise de custo benefício para justificar o projeto.
Modelo: http://escritoriodeprojetos.com.br/SharedFiles/Download.aspx?pageid=18&mid=24&fileid=17
Acordos/contratos, se aplica quando o projeto está atrelado a algum acordo contratual existente, são requisitos, termos e condições que devem ser acatadas no projeto.
Fatores Ambientas, estrutura organizacional, capacidade de recursos humanos, e as próprias políticas estabelecidas por um eventual Escritório de Projetos, bases de riscos, concorrentes, regulamentações, padrões de indústria, políticas governamentais, marketing e qual quer outro item que esteja atrelado ao ambiente onde o projeto deve se desenvolver.
Ativos de processos organizacionais, são políticas, procedimentos, modelos, principais projetos, portais de intranet, documentos de projetos anteriores, lições aprendidas e todo e qual quer documento existente na empresa que tenha alguma utilidade no projeto.
O termo de abertura do projeto é apenas a ponta do iceberg no guia do PMI, ao todo são 47 processos, cada um com suas entradas ferramentas e saídas, no próximo post vou dissecar as ferramentas para construção do termo de abertura e comentar um pouco sobre a estrutura do documento. Até breve.
*Os links contidos neste post são de autoria do site http://escritoriodeprojetos.com.br uma boa fonte de estudo sobre o tema!
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